사회복지조직의 정보자원 괸리

1. 정보자원관리의 개요

 

 

1) 정보의 정의

 

▶ Davis와 Olson(1984)

- 정보는 “수신자에게 의미 있는 형태로 처리된 데이터이며, 현재 또는 미래의 결정, 행동에서 실제적이거나 인지된 가치를 갖고 있는 것”

- 정보는 개인이나 조직의 목적을 위하여 만들어진 기호 및 기호의 체계이며, 인간의 감각을 통하여 인지되는 알림의 내용임

 

 

2) 정보자원관리란?

 

• 정보자원 : 정보 그 자체와 그것을 다루는 기술, 즉 컴퓨터 하드웨어와 소프트웨어·통신·사무자동화체제와 인적·재정적 자원을 포괄함

• 정보자원관리 : 조직의 정보시스템과 관련된 하드웨어·소프트웨어·인력·데이터베이스·원거리 통신시스템·조직구조와 절차 등을 관리하고 조정하는 것 

 

 

▶ Scott(1986)의 정보자원관리의 개념

 

- 하드웨어와 소프트웨어보다는 정보 자체에 초점을 두고 주 관심사를 정보기술 자체보다는 정보 자체의 관리에 두어 정보를 조직화하고 통합화하는 접근법이라 주장

 

 

▶ Kresslein와 Marchand의 정보자원의 개념

 

① 정보는 전략적 경영자원의 하나로 인식되어야 함

② 정보자원에 대한 책임소재를 명확히 규정하고 그와 관련된 권한과 의무의 계통을 상세히 정의하여야 함

③ 정보자원계획은 조직의 전략계획과 밀접하게 결합되어 있어야 함

④ 여러 가지 정보자원 관련 기술은 그 생산성의 극대화를 위하여 통합적으로 관리되어야 함 

 

⑤ 정보자원관리에서는 조직의 모든 구성원 각자가 효과적인 정보 생산자이며 동시에 정보 소비자가 될 수 있음

 

 

3) 정보자원관리의 필요성과 그 효용

 

☞ 정보자원관리가 필요하게 된 요인

 

① 정보 자체의 요인     

 

② 합리적 의사결정의 필요성 때문 

 

③ 정보서비스 욕구의 증가

 

☞ 사회복지조직에서의 정보자원관리의 효용

 

① 조직의 업무 효율성을 증대시켜 줌

② 사회복지서비스의 효과성과 효율성이 증대됨

③ 의사소통 및 업무의 지도감독 방식의 변화로 일상적인 업무의 효율성을 증대시킬 수 있음

④ 사회복지조직의 책임성을 확보할 수 있음

 

☞ 정보자원관리가 효과적으로 이루어지지 않을 시 발생하는 문제

 

① 비밀보장의 어려움

② 정보의 소외현상

③ 서비스의 지나친 일반화 혹은 잘못된 정보의 습득 

 

④ 기준행동의 유발

 

 

 

4) 정보자원관리를 위해 필요한 요소

① 정보자원관리의 변화가 관리층 특히 최고관리층의 리더십과 지휘 하에 이루어져야 함 

 

② 정보자원관리에 대한 의사결정이 전략적인 관리과정(계획, 예산, 성과평가)에 통합되어야 함
③ 성과관리를 통해 조직의 목표와 정보자원관리 결과를 연결해야 함

④ 성공적인 조직에서는 정보자원관리와 관련된 비용을 단순히 비용적인 차원이 아닌 조직에 장기적인 효용을 주는 투자로 간주해야 함

⑤ 정보자원관리의 효율적 수행을 위해서는 조직전반에 걸쳐 BPR(Business Process Redesign, 업무재설계)와 같은 혁신적인 조치가 수반되어야 함

 

⑥ 조직의 리더십과 기술적인 요소를 고려하여 정보자원관리의 담당자와 인간관계를 효율적으로 정립해야 함

 

 

정보자원관리가 필요하게 된 요인

 

 

 

2. 정보자원 관리시스템의 유형

 

1) 자료처리시스템

- 반복적으로 발생되는 사무업무를 자료의 입력만으로 처리하게 하는 기능을 수행

 

- 정보의 수집, 저장, 검색, 전송, 자료출력을 포함

- 비서업무와 직원의 일상업무 처리에 소요되는 시간과 비용을 감소시키기 위해서 고안 

 

- 급여명세서의 자동처리, 자원봉사자 등록대장, 관리후원금 영수증 자동발급

 

 

2) 관리정보시스템

- 사회복지현장에서 생성되는 자료를 조직의 목적에 따라 통합하고 가공함으로써 새로운 자료를 생성

- 클라이언트의 서비스 이용 현황을 부서별 / 월별 / 분기별로 통계 처리할 수 있음 

 

- 통계를 통해 과거와 현재의 사업 현황을 점검할 수 있고 미래 예측도 할 수 있게 됨 

 

- 통계자료를 토대로 조직의 목표 설정, 프로그램 기획, 일선 사회복지사의 업무 실적을 평가할 수 있음

- 사회복지사도 자신의 업무에 대한 진행 과정이나 결과를 파악하는 데 활용

 

 

3) 지식기반시스템

- 전문가시스템 : 사회복지사가 정보관리체계에 저장한 지식을 응용하여 사례에 관한 의사결정을 하는 것

- 이러한 시스템은 보고서를 작성하기보다는 의사결정하는 데 활용

- 입력된 지식만큼 다양한 관점에서 문제에 접근, 불완전한 정보를 가지고도 추론을 통해 의사결정에 필요한 정보를 제공할 수 있음

- 의사결정을 위한 다양한 논리적 접근방법과 가능한 대안 등을 제시할 수 있음

- 사례기반추론 : 수 천 개의 클라이언트 사례, 인구사회학적 통계, 서비스, 성과 등을 조사, 저장한 후, 저장된 자료로부터 정보를 얻어내는 것

- 클라이언트의 문제를 해결하기 위해 유사한 특성을 가진 사례를 찾아내어 문제의 해결방법을 찾아내고자 하는 것

- 자연음성처리 : 외국어 번역, 텍스트로 저장하는 기술을 포함하여 사람이 말한 내용을 텍스트로 전환하여 저장하는 것

 

 

4) 의사결정지원시스템

- 전문가가 자료를 검색하고, 관리함으로써 의사결정에 관한 정보를 얻는 데 도움을 줌 

 

- 전문가가 복잡한 의사결정을 보다 쉽게 할 수 있도록 지원함

 

 

5) 업무수행지원시스템

- 현장에서의 업무수행능력을 향상시키기 위해 개발된 통합정보제공시스템 

 

- 직접 서비스를 제공하는 사회복지사의 업무성과를 높이는 것에 초점

 

 

 

3. 사회복지조직의 정보자원 관리시스템

 

1) 사회복지조직의 정보자원체계로는 어떤 것이 있을까요?

▶ 정보자원체계는 정형화된 구조를 통해서 다양한 자료들을 수집, 저장, 처리하여 유용한 정보로 전환하는 것

 

① 클라이언트 정보체계

- 클라이언트 정보체계는 프로그램 이용자들에게 서비스를 제공하기 위한 것

- 클라이언트에 관한 정보, 클라이언트와 서비스 프로그램 간의 상호작용에 관한 정보 등을 생성, 조직, 보고하는 데 활용됨

 

 

② 조직 정보체계

- 기획이나 예산, 보고, 비용 통제 등과 같은 기본적인 행정기능들을 보조하는 역할을 수행

 

- 욕구사정, 시설 및 운영에 관한 기획, 예산, 조사연구, 직원 및 임금대장, 회계 및 비용통제, 통계보고 및 예측하는 데 활용됨 

 

 

③ 수행 정보체계

- 의사결정의 향상을 위해서 프로그램의 생산성 및 효과성과 같은 다양한 측면들을 평가하는 데 필요한 목적으로 정보들을 다룸

- 기존의 클라이언트 정보체계와 조직 정보체계가 자료들을 호환하거나 공유할 수 있는 통합성을 갖고 있을 때 이를 종합하여 수행 정보체계를 만들 수 있음

 

 

2) 사회복지조직의 정보자원 관리시스템 구축의 필요성과 그 효용

 

 

※ 사회복지조직의 정보자원 관리시스템 구축이 필요한 이유

① 사회복지의 개념이 보호에서 권리로 전환되어 보다 효율적인 서비스 제공이 중요하게 부각되었음

② 사회복지행정 영역이 확대되고 수요가 증가하면서 사회복지 정보자원 관리체계의 대대적인 혁신이 필요하게 되었음

③ 프로그램 담당직원들의 동기와 전문적 학습, 보상의 인식 등을 증가시킬 필요성이 높아짐 

 

④ 사회복지조직의 목표지향적인 성과가 중요한 요소로 자리 잡았음

 

 

※ 사회복지조직의 정보체계 구축을 통해 얻을 수 있는 효용

① 정보화를 통해 시간과 장소의 구애됨 없이 신속한 서비스 제공 가능 

 

② 정보화를 통해 업무의 효율성을 증가시킬 수 있음

③ 정보화를 통해 비용의 감소를 가져올 수 있음

④ 정보화를 통해 저렴한 서비스를 제공할 수 있음

⑤ 정보화를 통해 책임 있는 양질의 서비스를 제공할 수 있음 

 

⑥ 정보화를 통해 업무의 표준화를 기할 수 있음

⑦ 정보를 효과적으로 활용, 사회복지의 정확성, 객관성, 타당성을 확보할 수 있음 

 

⑧ 정보화를 통해 대중의 관심으로부터 소외되기 쉬운 사회복지사업에 대한 관심을 일반인에게도 확산시킬 수 있음

 

 

3) 정부의 사회복지 정보자원 관리시스템

첫째, 행복e음

① 일괄신청 및 맞춤형 서비스를 제공함

② 사업별 유사하거나 중복되는 서식을 통합, 제출 서류를 공적 자료로 대체하는 등 제출 서류 간소화로 민원 편의를 증대시킴

③ 복지급여, 서비스 신청에 따른 결정 처리기간을 단축시키고, SMS(핸드폰 문자 서비스), 이메일 등으로 처리결과를 신속하게 안내함

④ 사회복지 대상자가 연령, 건강상태 등의 변화로 추가서비스가 발생할 경우 추가지원이 가능한 서비스를 안내함으로써 서비스의 누락 방지

⑤ 보건복지콜센터와 시·군·구 콜센터 연계를 통해 필요시 전화 및 상담정보를 해당 시·군·구로 이관하여 후속 서비스를 제공함

⑥ 45개 기관 552종의 소득․재산자료, 인적사항 정보, 서비스 이력 정보 등을 연계하여 사회복지 대상자의 정확한 선정 및 적정 급여 지급이 가능하도록 함

 

 

둘째, 사회복지시설 정보시스템

 

√ 사회복지시설 정보시스템의 장점

① 사회복지시설 업무의 표준화를 기함 

 

② 업무처리 간소화와 효율화

③ 외부 제출자료 작성의 편의성

- 시스템 도입 시 별도의 시스템 설치가 필요 없음. 인터넷에 접속하여 코드, 아이디, 비밀번호를 입력하여 사용하는 100% 인터넷 기반

- 출장, 퇴근 후에도 사용가능, 국가IDC의 보안체계 속에 백업시스템이 24시간 가동되고 있어, 정보의 손실, 파기를 막는다는 장점 있음

 

 

 

학습정리

○ 정보자원관리의 개요
1) 정보의 정의
2) 정보자원관리의 정의
3) 정보자원관리의 필요성과 그 효용
4) 정보자원관리를 위해 필요한 요소

○ 정보자원 관리시스템의 유형
1) 자료처리시스템
2) 관리정보시스템
3) 지식기반시스템
4) 의사결정지원시스템
5) 업무수행지원시스템

○ 사회복지조직의 정보자원 관리시스템
1) 사회복지조직의 정보자원체계
2) 사회복지조직의 정보자원 관리시스템 구축의 필요성과 그 효용
3) 정부의 사회복지 정보자원 관리시스템
(1) 행복e음
(2) 사회복지시설 정보시스템

 

 

 

 

 

 

부산디지털대학교 사회복지 행정론 강의정리 : 황윤희 교수 2021년 2학기 강의