업무설계, 업무설명서

1. 업무설계 (업무설계)

 

• 직무설계, 업무기획, 업무디자인

• 질 높은 서비스 제공을 위해 자원봉사자 업무를 세부적으로 계획하고 설명하는 과정

• 업무의 구조적ㆍ사회적 측면과 그 업무가 구성원에게 미치는 영향을 모두 포함하는 의도적, 신중한 계획을 의미함

 

(업무설계 전제조건)

☞ 자원봉사 수요처 직원과 상의하기

• 직원과 ‘상의하기’는 좋은 업무를 개발하는 가장 효과적인 방법

• 조정자는 자원봉사자를 가장 잘 활용하는 방법을 결정하기 위해 직원과 인터뷰를 함 

• 인터뷰는 단지 그들이 자원봉사자에게 줄 수 있는 업무가 무엇인지를 묻는 것이 아님

 

① 당신의 업무 중 정말 좋아하는 부분은 무엇입니까?
② 당신의 업무 중 정말 싫어하는 부분은 무엇입니까? 
③ 언제나 하기를 원하지만 시간이 없어서 도저히 할 수 없었던 활동이나 프로젝트는 무엇입니까?
④ 수행되기를 원하지만 당신에게는 그것을 할 기술이 없는 일들은 무엇입니까?

 

(수행하는 데 예산을 지출할 수 없는 일들)

☞ 자원봉사 수요처 직원 인터뷰 기술들

• 자원봉사자들이 기관에서 수행하고 있는 직무나 기능의 리스트 

• 다른 기관이나 유사한 프로그램에서 수행되고 있고, 자원봉사자들이 수행할 수 있다고 판단되는 직무나 기능의 리스트 

• 기존의 자원봉사자들이 가지고 있는 기술과 재능에 대한 리스트

 

☞ 자원봉사 수요처 직원의 지속적인 참여유도

• 직원 참여의 과정은 지속적이어야 함

• 조정자는 간헐적인 피드백, 인터뷰나 서면, 의사소통 등을 통해 직원과 지속적인 의사소통을 해야 함

• 지속적으로 새로운 업무 개발, 기관의 소식지나 게시판에 공고란을 만들 수 있음

• 새로운 기술을 가진 참신한 자원봉사자들이 소개, 직원이 찾는 자원봉사자의 유형이 소개될 수도 있음

 

 

2. 업무설명서

 

• 업무설계의 내용을 보다 구체화, 명확하게 하여 각자의 기능과 역할분담을 정하는 것

• 자원봉사자가 수행할 업무의 책임, 자격요건, 감독·책임의 체계, 업무의 업적을 평가하는 방법에 대하여 기술함

• 봉사활동에 대한 구체적인 설명서, 자원봉사자와 기관 간의 계약서와 같은 역할을 대신함

• 조정자와 자원봉사자 서로의 역할 이해, 자원봉사자의 업무의 중요성 인식, 기관이 그 업무를 중요시 여기고 있다는 것을 알게 함

 

1) 업무설명서 필요성

 

 

필요성 Needs

• 모집 전 작성, 불변하는 ‘완결된’ 문서가 되어서는 안됨

• 업무설명서는 지속적으로 거듭된 수정과 변화를 거쳐야 함

• 잠재적인 자원봉사자의 관심, 욕구, 직무의 연결 과정인 면접과 배치기간을 거치면서 변화해야 함

• 자원봉사자 선발, 직무를 시작한 후에도 수정되어야 함

• 자원봉사자가 실제로 수행하면서 더욱 구체적이고 명확하게 파악될 수 있기 때문임

• 자원봉사자, 기관이 함께 성취하고자 시도하고 있는 일들을 나타내는 융통성 있는 문서여야 함

 

 

첫째, 자원봉사자의 역할을 명확히 함

• 자원봉사자와 조정자의 직무가 분명하면 그들 사이의 역할도 명확히 할 수 있음

• 서로의 책임과 권한의 한계를 추측하도록 방치하면, 조정자가 원했던 활동 결과를 얻지 못할 수도 있음

• 성문화된 업무설명서는 조정자와 자원봉사자의 역할을 명확히 함으로써 서로의 역할 이해를 도움

 

 

둘째, 모집과 배치에 있어 중요한 도구가 됨

• 업무설명서에는 자원봉사자 업무내용, 필요한 기술, 자격, 책임, 활동시간 등이 명시됨

• 자원봉사자 모집, 배치하는 과정에서 그 직무에 자원봉사 지원자가 적합한지의 판단을 돕는 기준이 됨

• 모집된 자원봉사자 중 가능성이 있는 사람과 인터뷰를 함으로써 배치의 적절성을 검증해 볼 수 있음

 

 

셋째, 모집에 있어 마케팅적 접근을 용이하게 함

• 조정자는 개인의 자원봉사 동기를 확인, 자원봉사자의 참여동기 만족과 기관의 목적도 달성시켜야 함

• 자원봉사자 참여동기를 만족시키는 요소, 기관목적 달성에 필요한 시간, 재능을 상호 연결하고 적절히 교환하도록 함

• 자원봉사자가 기대 이상의 만족을 얻는다면 질 높은 활동에 대한 동기부여도 기대할 수 있음

 

 

넷째, 적절한 자원봉사자 훈련 설계에 도움이 됨

• 업무설명서는 그 직무가 어떤 자원봉사자를 필요로 하며, 무슨 기술과 자격을 갖추어야 하는 지를 알려줌

• 설계된 직무 수행을 위해 자원봉사자에게 있는 자원, 아직 보이지 않는 부분, 부족한 부분을 발견하게 함 

• 부족한 부분을 채우는 것이 자원봉사자 훈련의 목표로 결정이 됨

 

 

다섯째, 자원봉사자 지도·감독 활동의 기초가 됨

• 업무설명서는 누가, 무엇을, 누구에게, 언제까지, 얼마 동안 해야 하는지를 알게 함

• 업무설명서에 동의, 배치된 자원봉사자에 대해서는 그 성과를 측정하고 평가하기도 용이함

• 조정자는 업무가 자원봉사자와 적합한지, 어떤 지도와 지원, 추가적인 훈련이 필요한지를 판단할 수 있음 

 

 

 

3) 업무설명서 구성요소

 

√ 업무설명서는 자원봉사활동을 통해 성취하기를 원하는 결과들에 좀 더 초점을 맞추어 작성

√ 지도ㆍ감독에 사용될 도구, 자원봉사자 평가와 같이 업무요약과 자원봉사자와 역할에 의해 수행되는 활동 모두를 포함함

√ 필요에 따라 수정되어야 하며 자원봉사자와 조직의 욕구를 충족시켜 주기 위함 

 

√ 조정자는 업무와 자원봉사자 연결 시, 자원봉사자는 일을 시작한 후, 더 나은 업무수행을 위해 수정을 원할 수도 있음

√ 직무명칭, 목적과 목표, 책임, 자격, 활동 시간 및 장소, 지도감독자, 혜택, 훈련과 감독, 평가, 준수사항, 해고조건 등의 항목들이 기본적으로 포함되어야 함

 

 

 

3.실천기술

 

 

 

1) 업무설계 중요 요소

 

 

① 주인의식 : 

• 자원봉사자들에게 담당할 어떤 것과 그것을 통해 자부심을 느끼도록 하는 것

• 자원봉사자들에게 스스로 통제, 책임지는 자신만의 프로젝트나 독립된 책임을 부여 받는 활동을 제공하는 것

 

 

② 생각할 권한 : 

• ‘생각할 권한’은 좋은 업무설계의 두 번째 열쇠임 권한’은 좋은 업무설계의 두 번째 열쇠임

• 이 권한은 일을 하는 것이 아니라 하기로 결정하는데 참여하는 것을 말함

• 업무에 대한 생각, 업무를 수행하는 데 있어서 기회와 권한을 가지고 있다는 사실을 확인시키는 일

 

③ 결과에 대한 책임의식

• 자원봉사자에게도 기관의 사명, 목표달성 결과에 대한 직접적인 책임이 있음을 확인시켜 주는 일

• 자원봉사활동 그 자체보다 자원봉사활동 결과에 주목하여 자원봉사자가 목적을 달성하도록 그들을 격려하는 일

 

 

④ 평가-성과 측정

• 자원봉사자의 업적, 활동결과를 측정하는 일

• 자원봉사자의 참여, 노력의 성과 측정을 분명히 밝혀 자원봉사자 자신이 기여한 가치를 평가할 수 있도록 해야 함

 

 

 

2) 업무설명서 구성 및 작성방법

 

 

직책명	업무의 특징을 살려 직무와 직위를 나타냄
목 적	이 활동을 통해 무엇을 성취하고자 하는가? 무엇이 변화될 수 있는가?   참여를 동기부여 할 수 있는 부분임
활동내용	언제, 어디에서, 누구와 함께, 얼마 동안, 어떤 기술을 가지고 활동하는지에 대하여 구체적으로 서술함
자 격	자원봉사자가 성공적으로 활동하기 위해 필요한 지식, 태도 및 특별히 요구되는 기술이나 자격 증명 등을 명시함
관리체계	자원봉사활동과 자원봉사자를 조정하는 사람은 누구이며, 문제가 발생하거나 변동이 생겼을 때 문의하고 의논해야 할 사람은 누구인가를 적음
교육훈련 제공	자원봉사활동을 효과적으로 수행하기 위해 자원봉사기관에서 제공하는 교육 및 훈련의 내용을 적음
혜택	자원봉사자가 이 업무의 과정 중이나 완수 후에 받게 되는 공식·비공식적 보상, 유·무형적 혜택에 대해 창의적인 아이디어를 적음
소요시간	봉사활동을 수행하는 시간으로써 주 몇 회, 회당 소요시간, 활동시간대를 구체적으로 명시하고, 조정가능성을 밝힘
활동기간	활동이 최소한 이루어져야 하는 기간, 조정자와의 면담이나 평가를 통해 재조정할 수 있는 여지를 둠
활동종료 조건	해고조건, 자원봉사자가 반드시 지켜야 할 기관의 정책이나 규정을 명시함
평 가	봉사활동의 결과들을 관리하고 표시할 방법과 업무 수행의 성공기준을 적고 평가의 목적,방법에 대해 구체적으로 설명함
담당자 연락처	수요처 담당자 / 조정자 / 자원봉사팀 리더의 이름, 전화번호, 이메일 등 봉사활동 중 문제상황에 따라 누구와 논의해야 할지 알림

 

 

 

 

 

 

학습정리 
업무설계와 업무설명서
1. 업무설계
1) 업무설계 정의
2) 업무설계 전제조건
2. 업무설명서
1) 업무설명서 정의
2) 업무설명서 필요성
3) 업무설명서 구성요소
3. 실천기술
1) 업무설계 중요 요소
2) 업무설명서 구성 및 작성방법

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

부산디지털대학교 <자원봉사론> 강의정리 : 오주 교수 2022년 2학기 강의