기획에 활용되는 기법, 의사결정의 개관

1. 기획에 활용되는 기법

1) 시간별 활동계획 도표(간트차트) 

 

●  고안

• 바(bar)챠트, 막대그래프 챠트라고도 불림 

• 1910년대 미국의 Gantt가 고안, 생산관리용 도표로 현재도 널리 사용되고 있음

• 일정관리를 위한 기법으로 널리 이용되고 있는 도표임

 

●  내용

• 세로 바에는 세부목표와 활동 및 프로그램을 기입하고  가로 바에는 시간을 기입, 사업의 소요시간을 막대로 나타내는 도표임   

• 간트도표는 계획과 실제의 작업량을 시간에 따라 표시하여 계획과 통제기능을 동시에 수행할 수 있도록 만들어진 도표임

• 사용목적에 따라 작업자-기계도표(man-machine chart) , 작업부하도표(load chart), 작업진도표(prosess chart)등 있음 

 

●  특징

• 상대적으로 복잡하지 않은 사업을 계획할 때 주로 사용 되며, 단순 명료한 장점 때문에 사회복지조직에서 많이 쓰임 

 
• 사용이 간편하여 일정을 관리하기 위한 기법으로 널리 사용되고 있음

• 시간에 대비한 전체 작업의 진행상황을 점검할 수 있으며 과업완성 시간의 단축과 여유시간 관리가 가능해짐

 

 

◎ 시간별 활동계획도표의 작성방법

- 세로 바에는 세부목표와 활동 및 프로그램을 기입하고 가로 바에는 시간을 기입하여 사업의  소요시간을 막대로 나타냄  

 

시간별 활동계획도표의 작성방법

 

 

※ 간트챠트의 예

 

간트챠트의 예

 

▶ 시간별 활동계획 도표(간트차트) 

 

●  장점

• 상대적으로 복잡하지 않은 사업을 계획할 때 쉽고 간편하게 작성할 수 있어 사회복지조직에서도 많이 활용되고 있음  

• 활동의 시작과 끝을 명확히 알 수 있고, 전체적인 작업의 진행상황을 파악할 수 있음 

• 계획과 실제의 작업량을 시간에 따라 표시하여 계획과 통제 기능을 동시에 수행할 수 있음

 

●  단점

• 작업 간의 유기적인 관계, 연결성에 대해서는 파악할 수 없음

• 복잡하고 세밀한 일정 계획에는 적용하기 어려움 

• 일정 계획의 변경을 유연하게 수용할 수 없음

• 실제 작업에 착수한 뒤 일어날 수 있는 문제점을 미리 예상하기가 어려움

 

 

2) 프로그램 평가검토 기법(PERT)

 

●  고안

• 미국 해군의 잠수함 건축과정에서 고안된 것. 

이 기법은 목표달성을 위하여 설정된 주요 세부목표와 프로그램의 상호관계와 시간계획을 연결시켜 도표화한 것

• PERT는 명확한 목표를 가진 프로그램을 조직화하고 진행 시간표를 작성하고 예산을 수립하여 프로그램 진행사항을 추적해나가는데 매우 유용한 기법 

●  특징

• 일련의 목표들이 필요로 하는 과업들에 의해 연결되어 있는 것으로 구성됨

• 주로 시간통제에 관심이 있음. 시작에서 종료에 이르는 경로 중 가장 많은 시간이 소요되는 경로를 임계경로라고 함

• 이 경로는 활동을 완수하기 위해 반드시 확보되어야 하는 시간을 의미함

 

√ 프로그램 평가검토 기법(PERT)의 작성방법

• 이 방식은 최종목표를 먼저 설정하고 그 목표에 도달하기 위해 진행되는 활동들을 역방향의 순서로 연결하게 됨  

 

 

프로그램 평가검토 기법(PERT)의 작성방법

 

 

▶ 프로그램 평가검토 기법(PERT)

 

●  장점

• 활동 간 상관관계가 나타나기 때문에 전반적인 진행의 흐름을 파악하는 데 용이함 

• 활동의 순서가 나타나기 때문에 업무를 체계적으로 수행하는데 도움이 됨

• 활동을 진행하면서 특정활동의 소요시간 증감, 일정변경 등 유동적인 상황에 대해 대처하는데 편리함

 

●  단점

• 소요시간 예측이 어렵기 때문에 치밀한 계산이 필요함 

• 모든 활동을 활동 간 연결성을 파악하여 순서대로 배치해야 하기 때문에 도식화를 하는 과정에서 너무 많은 시간과 비용이 낭비될 수 있으며, 때로는 도식화 자체에 어려움을 겪을 수 있음 

• 도식화가 지나치게 복잡하면 오히려 파악하기가 어려울  수도 있음

 

 

( PERT의 예 )

 

PERT의 예

 

3) 월별 활동계획 카드(Shed-U Graph) 

 

●  고안

• 마국의 Remington-Rand 회사에서 고안해낸 것으로서 간트도표와 비슷한 성격을 가지고 있음

●  특징

• 카드의 위쪽 가로에는 월별이 기록되고 해당 월 아래에 과업을 적은 작은 카드를 꽂음

• 시간에 따라 변경하고 이동하는 것은 편리하지만 업무간의 상관관계를 파악하는 데는 적절하지 못함

(월별 활동카드의 예)

 

월별 활동카드의 예

 

4) 방침 관리 기획

 

●  고안

• PDCA(Plan-Do-Check-Act) 사이클에 따른 프로그램 기획 기법으로 Hoshin  Kann라는 일본 기업에서 개발한 기획 방법에 기초한 것

●  특징

• 이 기법은 한 조직의 문제를 해결하고, 핵심적인 목표를 달성하기 위해 조직의 자원을 결집시키는데 초점을 두고 있음 
• 공통된 목표달성을 위해 조직 구성원 전체의 노력을 적절하게 조정하기 위한 기법
• 실행에 옮긴 후 문제점을 찾아가면서 그때그때 수정하며 실행 후 확인과정을 통해 보완해나가는 방식

◎ 방침 관리 기획의 절차 

• 계획 – 실행 – 확인 – 조정의 절차를 하나의 프로그램 기획의 관리과정으로 보는 것   

 

방침 관리 기획의 절차

 

 

2. 의사결정의 개관

 

1) 의사결정의 개념

• 행정가가 조직의 문제를 해결할 때 제시되는 여러 대안 가운데서 가장 적합하다고 생각되는 것을 선택하는 것을 말함 
• 조직에서의 의사결정은 대안의 설정, 대안의 선택, 대안의 실행, 그리고 실행결과의 평가에 이르는 일련의 과정을 포함하고 있음

 

2) 의사결정의 중요성

• 조직의 운영에 있어서 행정가가 행하는 의사결정의 형태와 질이 조직의 목표달성 및 서비스 전달에 있어 직접적 또는 간접적으로 지대한 영향을 미치기 때문임 
• 사회복지조직의 환경과 사회적 요구의 변화에 대처하고 생존 발전하기 위해서는 신속하고 적절한 의사결정을 내리는 것이 중요함
• 사회복지행정가는 의사결정에 대한 특별한 지식, 기술을 필요로 함

 

 

3) 의사결정의 절차 (Ables와 Murphy:1981)

 

의사결정의 절차(Ables와 Murphy:1981)

 

① 문제정의와 욕구규정

- 문제로 인식하고 개선 또는 해결하기 위한 의사결정을 하기 위해서는 그 문제나 욕구가 어떤 것인가를 정확히 규정해야 함

- 문제에 관련된 상황, 심리·사회적 요인과 관련자의 감정, 문제의 심각성, 피해자, 문제를 해결하려는 조직원과 구성원의 욕구도 알 필요가 있음

 

② 관련정보의 확보

- 규정된 문제나 욕구에 관련된 정보를 얻기 위하여 다양한 방법으로 조사 및 수집활동을 해야 함

- 조직내외의 개인이나 동료, 관련 기록자료 등을 통해 직접 면접, 전화, 자료분석 등의 방법으로 수집

- 수집 후에는 검토·정리와 대안적 행동방침을 판단할 기준도 마련해야 함

 

③ 해결대안의 개발 및 평가

- 관련정보에 근거를 두고 문제해결을 위한 여러 대안을 개발해야 함

- 대안을 영역별로 구분하고 전 단계에서 설정한 기준에 의거하여 각 대안의 장단점, 성공 가능성, 기대효과 등이 검토되어야 함

 

④ 최적 대안의 선택

- 최적의 대안을 선택하기 위해서는 각 대안의 장단점, 성공 가능성 및 기대효과, 윤리적 측면 등을 비교·평가

- 조직의 정책과 목표에 따라 적절한 가중치를 주어 우선순위를 정하여 최선의 대안을 선택하여야 함

 

⑤ 대안의 실행

- 대안이 결정되면 그것을 조직내의 필요한 모든 사람에게 알리고 이해시켜 조직내의 개인, 부서 또는 조직 전체가 그 대안이 실행되도록 지원하여야 함

 

⑥ 환류(feedback)

- 전 과정에 있어서 유연성을 가지고 각 과정 자체와 각 과정에서 이루어진 것에 대한 의견을 들을 필요가 있음

- 결정된 것도 실행되기 전에는 재검토될 수 있다는 적극적인 태도와 현재의 결정을 변경하거나 다음의 의사결정과정에 반영할 수 있는 융통성이 있어야 함

 

 

4) 의사결정의 제약 요인

 

 

의사결정의 제약 요인

 

 

① 성급한 의사결정

- 여러 대안들을 적절하게 평가하지 못할 때 발생함

- 응집력이 강한 집단에서 다른 사람의 의견에 반대하는 것을 꺼려 쉽게 동의할 때, 다수의 연합된 힘으로 재빨리 의사결정을 할 때 발생하며 시간적 압박도 원인이 됨

 

② 불완전한 참여

- 문제를 평가하고 선택하는 과정에서 자신의 지식과 의견을 내놓는데 방해를 받음으로써 참여가 불완전해지는 것을 말하며 이로 인해 의견일치에 도달하지 못하기도 함 

- 행정가는 모든 조직구성원으로 하여금 해결책의 평가에 참여하도록 격려하고 반대하는 사람에 대해 어떤 위협이나 감정 상하는 말을 사용하지 않도록 해야 함

 

③ 양극화 현상

 

- 집단토의 때 의견이 양극으로 나뉘는 현상

- 양극화 현상이 생기면 객관적 검토보다 감정을 앞세워 상대방의 약점을 공격함 

 

- 자기에게 유리한 정보만을 수집하고, 상대방의 말을 듣거나 이해하지 않으려 함

 

④ 집단사고

- 의견을 모으는 과정에서 반대 의견을 무시하고 특정 의견에 동조하도록 압력을 가하는 집단의 병리적 현상

- 고도로 응집된 집단구성원들은 때로 객관적이고 현실적인 의사결정을 하기보다 집단정신을 유지하는 데 더 관심을 가져 만장일치로 몰고 가게 됨 

- 집단사고가 발생하게 되면 좋은 대안모색이 불가능해지고, 현실에 대한 비판적 사고를 잃게 되며 집단구성원들은 집단의 의사결정에 도전하지 않으려 하고 외부정보도 무시하게 됨

 

⑤ 자원의 제한성과 정보 부족

- 사회복지행정은 인적자원의 부족, 열악한 근무조건 등으로 인하여 합리적인 의사결정이 어려운 경우가 있음

- 의사결정에 필요한 정보의 부족으로 인해 대안의 마련과 대안의 비교 분석 등에 제한이 가해질 경우 의사결정과정의 지체, 대안 수립과 실행을 방해할 수 있음

 

⑥ 부서이기주의

- 이기주의가 조직 간의 벽을 높이고 있음

- 부서의 벽이 높아지다 보면 전체의 이익보다 자기 부서의 이해에 맞춘 기준이 생겨나고, 이는 부서 간의 갈등을 초래하게 되며 결국 의사결정이 느려지게 됨

 

 

 

 

 

 

부산디지털대학교 사회복지 행정론 강의정리 : 황윤희 교수 2021년 2학기 강의